Papierloses Büro - Das digitale Büro der Zukunft

Rhenus – Papierloses Büro

Digitaler Fortschritt. Effizienzerhöhung. Arbeitseinsparung. Ökologische Wertschätzung. Das alles sind positive Effekte eines papierlosen Büros. Doch wie ist die Umsetzung von der physischen in die digitale Welt möglich?

Es bedarf dabei mehrere Schritte die physischen Dokumente systematisch in die digitale Welt zu überführen. Beginnend bei dem Handling eingehender oder zu bearbeitender physischer Dokumente hin zur Digitalisierung und der strukturierten Übergabe an bestehende Systeme für die weitere Verarbeitung oder Ablage. Gleichfalls ist auch nach dem Transfer der physischen Dokumente in die digitale Welt zu beachten, dass diese Dokumente entweder archiviert oder datenschutzkonform vernichtet werden.

Die Umsetzung eines papierlosen Büros ist abhängig davon, wie konsequent die einzelnen Schritte ineinander greifen. Nur ein schlüssiges und ganzheitliches Handling der Dokumente sichert den Übergang in die digitale Welt und somit auch in das papierlose Büro. Die Rhenus begleitet Sie als Dienstleister sowohl in dem gesamten Prozess, aber auch in den einzelnen Schritten als ganzheitlicher Dokumenten- und Informationsexperte.

Postellenbetrieb

Poststellen­betrieb

Unsere Beschäftigten – darunter viele erfahrene Kaufleute – sind exakt für den Betrieb von Poststellen oder der Sachbearbeitung qualifiziert. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo sich Aufgaben standardisieren lassen, zum Beispiel: Übernahme und Umsetzung von Poststellendienstleistungen, Tourenlogistikdienstleistungen, Regelbasierte Sachbearbeitung, Bearbeitung von Anträgen, Datenmanagement, u.v.m.

Im Mittelpunkt unserer Dienstleistung steht die Optimierung aller Abläufe. Wir analysieren die bestehenden Prozesse und formulieren mit dem Kunden einen Aufgaben- und Anforderungskatalog. Auf Basis der so gewonnenen Informationen wird zusammen mit unseren Kunden ein individuelles Dienstleistungspaket entwickelt, das nach gemeinsamer Abstimmung umgesetzt wird. Die Dienstleistung wird durch Rhenus-Personal erbracht. Wir übernehmen ggf. vorhandenes Personal und entwickeln deren Fähigkeiten gezielt weiter.

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Scan Service

Scan Service

Wir überführen aufbewahrungsrelevante Akten für Sie ins digitale Zeitalter und verarbeiten jegliche Art von Posteingängen (physisch, digital, hybrid), um diese Ihren weiterführenden Prozessen (Workflow, ERP, ECM) zur Verfügung zu stellen. In unseren Scanzentren werden Ihre Dokumente absolut sicher mit Standardprozessen und dennoch individuell für Sie verarbeitet.

Dokumente aus jeglichen Bereichen und Branchen (Personal, Healthcare, öffentliche Welt, Immobilien, Versicherungen, Banken, etc.) werden von langjährig erfahrenem Personal verarbeitet.

Unsere Produktionssteuerung ermöglicht eine transaktionsorientierte Protokollierung, um einen lückenlosen Nachweis in der Verarbeitungskette erbringen zu können. Datenschutz und Datensicherheit haben in Verbindung mit dem Ziel der Null-Fehler-Toleranz dabei oberste Priorität.

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Klassifikation / Extraktion

Klassifikation / Extraktion

Ein papierloses Büro bedeutet auch, die gescannten Unterlagen sinnvoll zu strukturieren bevor sie in die führenden Systeme übergeben werden. Diese Struktur vereinfacht die weitere Bearbeitung und Nutzung der digitalisierten Dokumente zum Beispiel in Workflowsystemen oder die gezielte Auffindbarkeit nach der elektronischen Archivierung.

Hierfür werden die Dokumente nach individuellen Vorgaben während des Scanprozesses klassifiziert und Daten bezogen auf die Dokumentenklasse extrahiert.

Auf Basis der Inputschnittstelle der Kundenfolgesysteme werden z.B. XML-Meta-Daten-Dateien mit den Digitalisaten gesichert über einen sFTP-Server transferiert.

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Digitale Schnittstelle

Digitale Schnittstelle

Im Mittelpunkt unserer digitalen Schnittstelle steht die Verwendbarkeit der digitalisierten Dokumente in Ihrer bestehenden Infrastruktur - ganz unabhängig davon, welche Systeme bei Ihnen führend sind. Wir übergeben mit der digitalen Schnittstelle die gescannten Dokumente an die definierten Systeme.

Ein papierloses Büro bedeutet nicht nur die physischen Dokumente zu digitalisieren und durch eine Klassifizierung zu strukturieren, sondern auch, sie anschließend in das für Sie passende Datenformat zu wandeln. So können wir die digitalisierten Dokumente für Folgeprozesse bedarfsgerecht und ohne Qualitätsverluste für die weitere Verwendung an Ihre Systeme übergeben.

Hierfür werden die klassifizierten Dokumente nach dem Scan Service über eine definierte Schnittstelle an Ihre Systeme übermittelt. Damit wird sichergestellt, dass alle Dokumente und Daten zielgerichtet dort ankommen, wo sie benötigt werden und weiterverwendet werden können.

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Digitales Archiv

Digitales Archiv

Kernziel des digitalen Archives ist es, dass Dokumente langfristig abrufbar und nachweisbar revisionssicher aufbewahrt werden.

Ebenso wie in der physischen Archivierung unterliegen auch digitale Daten und Dokumente einer gesetzlichen oder unternehmensinternen Aufbewahrungsfrist. Im Bereich der sensiblen und personenbezogenen Daten ergeben sich teilweise Aufbewahrungsfristen von 30 bis zu 100 Jahren. Unser digitales Archiv soll Ihnen helfen, auch in Zukunft das Management und die Umsetzung Ihrer Datenströme rechtssicher und wertschöpfend zu gestalten.

Das datenschutz- und rechtskonforme Löschen Ihrer Daten bedarf ebenfalls einer nachhaltigen Umsetzungs- und Prozessstruktur. Durch das Hinterlegen eines Vernichtungsdatums wird bei Erreichen der Aufbewahrungsfrist eine Vernichtungsvorschlagsliste durch das System erzeugt. Das automatisierte oder auch manuelle Anstoßen des Vernichtungsprozesses wird individuell mit jedem Kunden besprochen und durch ein Vernichtungszertifikat rechtskonform nachgewiesen.

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Physische Archivierung

Physische Archivierung

Wenn es um den Betrieb von Aktenarchiven geht, ist die externe Aktenarchivierung in den meisten Fällen die wirtschaftlichste und sicherste Lösung. Dank unserer Hochsicherheitsarchive und unserer besonderen Infrastruktur können wir Ihnen den effizientesten Weg der Dokumentenarchivierung anbieten.

Von der individuellen Einzellösung bis hin zu überregionalen Projekten sind wir stets in der Lage, nach gleichem Prinzip und unter Wahrung aller spezifischen Kundenanforderungen und gesetzlichen Bestimmungen, die Sicherheit Ihrer Dokumente und Informationen zu gewährleisten.

Sie behalten den vollen Überblick über den gesamten Bestand, denn dank unserer IT-gestützten Prozesse dokumentieren wir jede Bewegung eines Datenträgers. Außerdem können Sie mit Hilfe unseres Onlinearchivs jederzeit auf die archivierten Dokumente zugreifen. Alle wichtigen Informationen sind so stets abrufbar.

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Vernichtung

Vernichtung

Vertrauliche Akten dürfen auch nach dem Ende der  Aufbewahrungsfrist nicht in falsche Hände geraten. Mit bundesweiten Niederlassungen bieten wir unseren Kunden eine zuverlässige Vernichtung und Entsorgung sensibler Akten und Datenträger. Damit sensible Informationen bleiben, was sie sind: Streng vertraulich.

Wir bieten Ihnen alle erforderlichen Leistungen für die Akten- und  Datenträgervernichtung aus einer Hand. Von der Sammlung in verschlossenen Sicherheitsbehältern, über die Aktenvernichtung vor Ort oder den Transport mit Spezialfahrzeugen, bis zur Vernichtung in sicht- und zutrittsgeschützten Entsorgungsanlagen.

In der Kernkompetenz beschäftigt sich die Vernichtung mit der sicheren und zuverlässigen stationären oder mobilen Informationsdatenträgervernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

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Rhenus - 100 Jahre

Die Rhenus-Gruppe ist ein weltweit operierendes Logistikunternehmen, welches im Jahr 1912 gegründet wurde. Wir befassen uns seither mit der Informations- und Dokumentenlogistik. Hierbei stellen wir stets höchste Ansprüche an Qualität und Sicherheit. Dies lassen wir uns nach den geltenden Standards zertifizieren.

Traditionell sind die Handhabung von Papierakten, deren datenschutzkonforme Lagerung, Indizierung und letztendlich Vernichtung unser Kerngeschäft. Weiterhin haben wir in der Digitalisierung vorhandener Akten und Unterlagen über die letzten Jahrzehnte immense Kompetenzen aufgebaut.

Diese können wir letztendlich bei der Lagerung, Verarbeitung und ggf. Vernichtung digitaler Daten optimal anwenden. Hierbei setzen wir auf bewährte Prozesse, die wir digital abbilden, genauso wie auf innovative Lösungen.

Siegel ISO/IEC 27001
Siegel DIN EN ISO 50001
Siegel Zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb
Siegel DIN EN ISO 9001

Kontakt

Rhenus Office Systems GmbH

  • Rhenus-Platz 1
  • 59439 Holzwickede
  • Deutschland
  • +49 2301-29 1600

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Das papierlose Büro der Zukunft

100 Jahre arbeiten wir schon für das papierlose Büro. Als Experte im Bereich der Informations- und Dokumentenlogistik sind wir die Schnittstelle Ihrer bestehenden Infrastruktur und unserer Datenarchivierung im digitalen Zeitalter. Egal ob Digitalisierung, Aufbewahrung oder Vernichtung ihrer Daten und Dokumente, Rhenus Logistics bietet Ihnen innovative Lösungen für das digitale, papierlose Büro der Zukunft.